Zamówienie

Zamówienie – w sensie ogólnym zlecenie dostarczenia jakiegoś towaru lub wykonania jakiejś usługi. Ściślej (w logistyce i w rachunkowości) termin ten określa pewnego rodzaju dokument formalny. Jest to blankiet wyszczególniający cechy towaru lub usługi oraz cechy klienta (zleceniodawcy), cechy zleceniobiorcy oraz cechy samego zlecenia. Dokument ten wystawia nie dostawca, ale zamawiający – dostawca dostarcza jedynie wzorów zamówień i określa warunki zamówienia. “Zamówieniami” nazywa się potocznie także same zamówione usługi i towary.

W języku angielskim: order lub purchase order (PO). Także indent, przy czym słowo to oznacza typ zamówienia wstępnego, w którym zamawiający przedstawia poprzez agenta (indent agent) potencjalnemu dostawcy swoje preferencje dotyczące towarów i usług.

Pewne rodzaje zamówień cechują specyficzne uwarunkowania kulturowe. Dotyczą one np. zamówień pozycji przez biblioteki, które gromadzone są w kartotekach zamówień, oraz zamówień artystycznych (które miały duże znaczenie dla dziejów kultury i sztuki – zamówienia prywatne, publiczne i kościelne wywarły znaczny wpływ na rozwój sztuki europejskiej).

Zamówienie i jego główne cechy

Dokument zleca więc dostawcom realizację określonych usług lub dostarczenie określonych towarów. Określa podmioty umowy – to, kim jest dostawca i to, kim jest odbiorca. Wyraźnie określony w zleceniu jest także rodzaj materiałów (lub usług), ich ilość oraz założony czas realizacji dostawy przez dostawcę. Dokument określa także cenę, warunki cenowe oraz wszelkie dodatkowe warunki płatności.

Zamówienie może zawierać także pewne informacje dodatkowe. Dotyczą one np. przeznaczenia towarów, ich stanu, okresu przydatności do użycia oraz magazynów, w których były przechowywane. W zamówieniu opisana może być również sama forma transakcji (np. podzlecenie lub konsygnacja).

Zamówienia mogą być wydrukowane, dziś coraz częściej występują jednak w postaci elektronicznej (Internet oraz EDI – elektroniczna wymiana danych). Dawniej powszechnie stosowanym kanałem przesyłania zamówień były faksy. Tak zamówienia drukowane, jak i zamówienia elektroniczne stanowią podstawę do realizacji zlecenia i do weryfikacji danych. Są także podstawą do przyjęcia przez klienta od dostawcy zamówionych materiałów oraz faktur.

Szczególnym rodzajem zamówień są zamówienia publiczne. Pod pojęciem tym rozumie się pewne procedury wydatkowania środków publicznych, zwłaszcza w formie przetargów ograniczonych i niegraniczonych (ale także negocjacji, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego i zamówień z wolnej ręki). Pojęcie zamówienia publicznego posiada ścisłą definicję w prawie polskim. Definicja ta zawarta jest w art. 2 pkt. 13 ustawy z dnia 24 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (p.z.p.). Zamówienia publiczne określa się w nim jako umowy odpłatne zawierane pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. Przedmiotem tych umów są towary, dostawy oraz roboty budowlane.

W rachunkowości zamówienie (podobnie jak faktura VAT, dowód przyjęcia materiałów, dowód zwrotu materiałów itp.) stanowi rodzaj dokumentacji obrotu zapasami (jako jeden z dowodów przychodowych) oraz rodzaj dokumentacji zakupu. Zamówienie stanowi dowód podjęcia pewnych czynności lub zajścia określonych sytuacji – obejmują one zlecenie zakupu materiałów (towarów) w określonej ilości, jakości i wartości oraz podanie dokładnych warunków odbioru i dokładnych warunków zapłaty należności.

Cechy formalne, które powinno charakteryzować zamówienie to przede wszystkim: numer zamówienia, data wystawienia zamówienia, nazwa zamawianego materiału, numer zamawianego materiału, termin zapłaty, sposób zapłaty oraz podpis zamawiającego. Wszelkie warunki i terminy zamówienia ustalane są przez kontrahentów wspólnie. Liczba egzemplarzy zamówień jest przy tym dowolna, w zależności od bieżących potrzeb.