Archiwum

Archiwum – termin wieloznaczny, mogący oznaczać miejsce przechowywania materiałów archiwalnych, zbiór lub zasób archiwalny, instytucję przechowującą archiwalia lub działy urzędów i przedsiębiorstw przechowujące archiwalia. Tytuł taki nosi także wiele czasopism naukowych, zwłaszcza historycznych (szczególnie w Niemczech, np. “Archiv für slavische Philologie“).

Termin ten rozwijał się stopniowo, razem z rozwojem sposobów gromadzenia i układania akt – obecnie wyodrębnić można kilka jego znaczeń, opisanych szerzej w rozdziale Definicje.

W innych językach (podane terminy obcojęzyczne z reguły nie obejmują archiwów rozumianych jako zespoły archiwalne): język angielski – archives; język francuski – archives; język niemiecki – Archiv.

Definicje

Archiwum jako instytucja

Archiwum rozumiane jako samodzielna instytucja powoływane jest do gromadzenia, kształtowania, opracowywania, trwałego przechowywania, zabezpieczania, konserwacji i udostępniania materiałów archiwalnych. Pod tak rozumianym pojęciem rozumie się w pierwszej mierze archiwa państwowe. Instytucja taka ma charakter urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej, a także placówki naukowej. Posiada ona stały zasób archiwalny, gromadzony systematycznie, w drodze archiwizacji, darowizn, kupna i wymiany.

Uprawniona jest do wydawania kopii, wyciągów, wypisów i uwierzytelnionych odpisów zgromadzonych materiałów archiwalnych. Zgromadzone materiały udostępniane są tak dla celów urzędowych, jak i naukowych i prywatnych. Jako instytucja naukowa prowadzi badania w zakresie archiwistyki (zobacz archiwistyka rozumiana jako samodzielna dyscyplina naukowa) oraz publikuje źródła i pomoce archiwalne.

Archiwum jako komórka organizacyjna

Archiwum rozumiane jako komórka organizacyjna powoływane jest w obrębie instytucji – stanowiąc najczęściej wyodrębniony dział urzędu lub przedsiębiorstwa. Komórki takie stanowią więc składnice akt, archiwa zakładowe, archiwa przejściowe, archiwa wielozakładowe, archiwa zakładowe o powiększonym zasobie i archiwa wyodrębnione. Powoływane są one przejmowania, przechwytywania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych określonej instytucji.

Zasób przechowywany w archiwach tego rodzaju, w odróżnieniu od archiwów poprzedniej grupy, jest zmienny ilościowo. Cały czas dopływa do nich nowa dokumentacja z jednostek organizacyjnych. Po upływie określonego czasu, część zasobu podlega archiwizacji systematycznej i przekazywana jest do archiwów nadrzędnych poprzedniej grupy, w szczególności do archiwów państwowych; pozostała część przekazywana jest na makulaturę.

Znaczenie to związane jest z omówionym poprzednio, archiwa jako samodzielne instytucje i jako komórki organizacyjne grupować można łącznie w jedną kategorię “archiwów jako składów akt”.

Odpowiedniki obcojęzyczne: język angielski – current records lub current archives; język francuski – archives courantes; język niemiecki – Archivverwaltung lub laufendes Archiv.

Archiwum jako pomieszczenie

Pojęcie to definiuje się także jako gmach lub lokal stanowiące pomieszczenie archiwów w znaczeniach określonych wyżej, a więc jako samo miejsce przechowywania materiałów archiwalnych. Odnosić się może ono nie tylko do architektury i funkcjonalności gmachów funkcjonalnych, ale także do układu zasobu w budynku i magazynach.

Archiwum jako zbiór lub zespół archiwalny

Zbiór archiwalny (zbiór celowo gromadzonych dokumentów), zespół archiwalny (organicznie powiązane ze sobą zarchiwizowane materiały archiwalne) lub grupa zespołów archiwalnych które powstały w wyniku działalności instytucji, organizacji i urzędów, a zwłaszcza rodzin, rodów lub osób prywatnych. Termin ten występuje często jako określenie potoczne. W wyniku działalności rodzin powstały archiwa rodowe, a także tzw. archiwa podworskie. Archiwa powstałe w wyniku działalności osób prywatnych to archiwa prywatne, używa się także określenia spuścizna archiwalna (tzw. “papiery”, materiały zgromadzone przez osobę prywatną, zwłaszcza w celach kolekcjonerskich). Do tego rodzaju archiwów należą także archiwa miejskie, archiwa fabryczne itp.

Typologia archiwów

Ogólna typologia archiwów nie jest jeszcze w pełni ukształtowana. Prace nad jej kształtowaniem wiążą się przede wszystkim z rozwojem rozróżniających typy archiwów archiwalnych systemów informatycznych. Przedstawione tu zestawienie pojęć obejmuje nie tylko elementy o charakterze typologicznym i klasyfikującym, ale także pewne wybrane elementy terminologiczne o charakterze specyficznym i historycznym.

Archiwum publiczne i archiwum prywatne

Najstarszym typem archiwów są archiwa publiczne; jest to liczba grupa archiwów działających tak w przeszłości, jak i obecnie. Archiwa publiczne to instytucje samodzielne, powoływane do przechowywania wieczystego, gromadzenia i udostępniania zasobu zgromadzonego przez władze, urzędy i instytucje publiczne. Podział archiwów na publiczne i prywatne ma przy tym charakter ogólny, odnosi się do charakterystyki zarządzającego archiwami. Archiwum prywatne zdefiniowane zostało w osobnym artykule. Do archiwów publicznych zaliczyć można np. archiwa państwowe, archiwa partii politycznych i archiwa kościelne; do archiwów prywatnych – archiwa poszczególnych osób, archiwa rodzin i rodów oraz archiwa przedsiębiorstw prywatnych.

Archiwum państwowe, archiwum samorządowe i archiwum społeczne

Zbliżony do archiwów publicznych w szerokim znaczeniu charakter mają archiwa państwowe, które jednak wykształciły się nieco później. Służą one opiece nad zasobami władz i instytucji państwowych. Ich funkcje zmieniały się z biegiem czasu. Zobacz więcej w osobnym artykule: archiwum państwowe.

Bardzo wcześnie ukształtowały się także archiwa samorządowe – pierwotnie głównie jako archiwa miejskie, archiwa grodzkie. Ich zadania są zbliżone do zadań archiwów państwowych, przy czym ograniczone są one do zasobów archiwalnych wytwarzanych przez samorządy. Do kategorii tej zalicza się także dawne archiwa samorządów, pochodzące z czasów, gdy nie tworzyły jeszcze odrębnych jednostek instytucjonalnych.

Pierwsze archiwa społeczne powstały głównie w związku z funkcjonowaniem Kościoła katolickiego – były to tak instytucje samodzielne (archiwa kościelne), jak i działy jednostek (archiwa klasztorne). Obecnie do grupy tej zaliczyć można także archiwa partyjne oraz archiwa różnych związków wyznaniowych, stowarzyszeń i związków gospodarczych. Tak dawniej, jak i współcześnie archiwa społeczne pełnią zadania podobne do zadań archiwów państwowych i samorządowych.

Archiwum otwarte i archiwum zamknięte

Archiwa otwarte i archiwa zamknięte – archiwa, których zasoby składają się odpowiednio z zasobów archiwalnych otwartych i zasobów archiwalnych zamkniętych. Definiować można je także jako archiwa posiadające uprawnienia i kompetencje do kształtowania narastającego zasobu archiwalnego i odpowiednio nie posiadające takich uprawnień, Pojęć tych nie należy mylić z omówionymi niżej archiwami ogólnodostępnymi i archiwami o ograniczonej dostępności.

Archiwum ogólnodostępne i o ograniczonej dostępności

Archiwa ogólnodostępne i archiwa o ograniczonej dostępności wyróżnia się ze względu na przysługujący im zakres udostępniania. Pierwsza grupa obejmuje przede wszystkim archiwa państwowe (w Polsce sieć archiwów państwowych, którymi zarządza Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych). Do archiwów o ograniczonej dostępności należą np. niektóre archiwa kościelne, archiwa wojskowe, a także niektóre archiwa resortowe, określane jako archiwa państwowe wydzielone.

Archiwum ogólne i archiwum specjalne

Podział archiwów na archiwa ogólne i archiwa specjalne ma charakter ogólny, wszystkie archiwa zaliczyć można do jednego z tych typów. Na ogólne i specjalne dzieli się archiwa w zależności od ich zakresu działania, tj. zakresu gromadzenia zasobu. Archiwa ogólne gromadzą zasoby o różnorodnym charakterze – typowym przykładem mogą być archiwa państwowe. Archiwa specjalne gromadzą zasób o charakterze niejednolitym – przykładem mogą być filmoteki, archiwa gospodarcze, archiwa literatury, archiwa prasowe, archiwa telewizyjne, archiwa kościelne itp. Wyodrębnić można także dalsze podgrupy archiwów specjalnych, takie jak archiwa specjalne państwowe, kościelne, samorządowe, publiczne, prywatne itd.

Archiwa historyczne (wieczyste), archiwa administracyjne i archiwa przejściowe

Ogólny podział archiwów na archiwa historyczne, archiwa administracyjne i archiwa przejściowe odnosi się do zakresu ich kompetencji. Archiwa historyczne nazywane są także archiwami wieczystymi, termin ten jednak odnosi się także do innego, omówionego niżej podziału, który archiwom wieczystym przeciwstawia archiwa instytucjonalne. Ich funkcją jest gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zasobów – archiwa administracyjne pełnią także te definicyjne dla archiwów funkcje, ich funkcja zasadnicza jest jednak odmienna: jest nią zarządzanie narastającym zasobem. W archiwistyce polskiej tego rodzaju podział funkcjonalny jest słabo zaznaczony, szerszej obecny jest w archiwistyce zachodnioeuropejskiej.

Odmienny charakter organizacyjny ma archiwum przejściowe, typ administracyjnego. Prowadzi się w nich kwerendy i selekcje materiałów, po których przekazywane są one do stałego miejsca przechowywania.

Archiwum wieczyste i archiwum instytucji

Archiwa wieczyste i archiwa instytucji wyróżnia się ze względu na tryb gromadzenia i przechowywania materiałów. Archiwa wieczyste opracowują i udostępniają zasób przede wszystkim do celów naukowych, przechowując go na stałe. Archiwa instytucji, mogące występować w bardzo rozmaitych formach organizacyjnych, zajmują się natomiast czasowym przechowywaniem o organizowaniem dokumentacji.

Wybrane inne rodzaje archiwów i terminy powiązane

Archiwum gospodarcze – należące do przedsiębiorstwa, niezależnie od jego formy własnościowej. Także należące do instytucji publicznej lub nawet osoby prywatnej w związku z działalnością gospodarczą.

Archiwum odbiorcy – gromadzące wyłącznie dokumenty i listy przychodzące. Termin stosowany głównie w odniesieniu do dawnych kancelarii. Jego przeciwieństwem jest archiwum wystawcy.

Archiwum podworskie – określenie, które przyjęło się w archiwistyce polskiej po 1945 roku na oznaczenie skonfiskowanych archiwów dworskich (gospodarczych, rodowych, rodzinnych i rodzinno-majątkowych).

Archiwum potoczne – akta bieżące tworzone w kancelarii, termin obecny w XVIII-wiecznej praktyce kancelaryjnej.

Archiwum zakładowe – wewnętrzna komórka jednostki organizacyjnej przechowująca materiały archiwalne czasowo, w tym także przekazywane do archiwów nadrzędnych (państwowych) materiały archiwalne kategorii “A”. Podobny charakter ma składnica akt, przechowująca (w dzisiejszym rozumieniu) dokumenty niearchiwalne. Archiwum zakładowe o powierzonym zasobie archiwalnym posiada uprawnienia do przechowywania materiałów archiwalnych przez dłuższy czas, niż przewidziany w przepisach.

Archiwum wielozakładowe (zjednoczone) – powołane do przechowywania materiału szeregu różnych twórców zespołów.

Archiwum filmowe – instytucja powołana do gromadzenia, przechowywania i udostępniania filmów (zobacz: film archiwalny) oraz wszelkiego rodzaju archiwaliów filmowych. Niekiedy określeniem synonimicznym jest filmoteka, przy czym jednak filmoteka w ścisłym sensie obejmuje jedynie filmy (bez innych rodzajów archiwaliów filmowych, przede wszystkim oryginalne negatywy filmowe).

Archiwum redakcyjne (archiwum czasopisma) – gromadzi wycinki prasowe, bieżące numery czasopism, materiały biograficzne, dane statystyczne oraz księgozbiór podręczny. Od innych rodzajów archiwów różni się przede wszystkim tym, że niezbędne jest w działalności bieżącej czasopisma, tak w pisaniu artykułów, jak i w adiustacji merytorycznej. Wyróżnić można przy tym dwa znaczenia tego terminu – pierwszy obejmuje gromadzenie materiałów, które straciły aktualność, ściśle archiwalnych, drugi – obejmujący właśnie gromadzenie materiałów aktualnych – to dział dokumentacyjny. Współcześnie zastąpione w dużej mierze przez elektroniczne bazy danych i informacje uzyskiwane ze stron internetowych.

Archiwum biblioteki – uporządkowany zbiór akt biblioteki; akta te straciły na aktualności i nie są już potrzebne do bieżącej działalności biblioteki. Osobne archiwa prowadzą tylko niektóre, największe biblioteki polskie.

Linki zewnętrzne: https://www.archiwa.gov.pl/pl/ – strona internetowa Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.