Analiza systemowa działalności bibliotecznej

Analiza systemowa działalności bibliotecznej

Analiza systemowa działalności bibliotecznej – rodzaj analizy systemowej, obejmujący metodyczne badania nad bibliotekami rozumianymi jako całości składające się z powiązanych i wzajemnie oddziałujących na siebie części. Części takie to przede wszystkim komórki organizacyjne biblioteki, a także czynności, które komórki te wykonują. Porównaj: analiza w sensie ogólnym. Celem analizy systemowej działalności bibliotecznej jest usprawnienie funkcjonowania działalności biblioteki jako całości, np. automatyzacja i komputeryzacja biblioteki.

Zakres i przedmiot analizy systemowej działalności bibliotecznej

Przedmiotem analizy systemowej działalności bibliotecznej są wszystkie zasadnicze elementy działania biblioteki. Należą do nich: a) zadania, do których powołana została biblioteka i ogólna ocena realizacji tych zadań; b) warunki funkcjonowania biblioteki, w tym warunki lokalowe, personel, wyposażenie biblioteki i warunki finansowe jej funkcjonowania; c) materiały, którymi dysponuje biblioteka (materiały biblioteczne); d) czynności wykonywane przez bibliotekę, w tym gromadzenie zbiorów, opracowanie zbiorów, przechowywanie zbiorów i informacja naukowa; d) rezultaty czynności wykonywanych przez bibliotekę, do których przynależą opracowane, zgromadzone i przechowywane zbiory biblioteczne, kartoteki i katalogi; e) analiza potrzeb użytkowników biblioteki. Jeśli przeprowadzana analiza systemowa działalności bibliotecznej obejmuje tylko niektóre aspekty funkcjonowania biblioteki, analizowane są one wciąż w odniesieniu do całości jej działalności i zadań.

Elementy analizy systemowej działalności bibliotecznej

Pierwszym etapem analizy systemowej działalności bibliotecznej jest omówione wyżej a) ustalenie zakresu analizy. Kolejnym jest b) ustalenie stanu faktycznego, czyli przede wszystkim zebranie podstawowych informacji o charakterze ilościowym.

Zebranie danych ilościowych umożliwia c) przeprowadzenie analizy ekonomiczności, celowości i użyteczności każdego z badanych elementów. Etap ten jest kluczowy dla całej analizy. Dostarcza podstawowych informacji o lokalizacji, umiejscowieniu czasowym, związkach przyczynowo-skutkowych i charakterystyce jakościowej badanych elementów.

W sytuacji, gdy analiza celowości i użyteczności badanych elementów nie przynosi oczekiwanych rezultatów, konieczne staje się opracowanie d) rozwiązań racjonalizujących, nowego projektu działania biblioteki lub jej poszczególnych elementów. Po zaakceptowaniu tego rodzaju projektu następuje e) etap wdrożenia go w życie. Wiąże się on m.in. z przygotowaniem formularzy, nowej aparatury oraz z ponownym przeszkoleniem personelu biblioteki.

Techniki analizy systemowej działalności bibliotecznej

Analiza systemowa działalności bibliotecznej posługuje się przede wszystkim szeroką gamą technik, które wypracowały teoria organizacji i zarządzania. Należą do nich a) szczegółowe i ogólne schematy organizacyjne biblioteki; b) plany pomieszczeń bibliotecznych, zaznaczające miejsca dla czytelników, stanowiska pracy, regały biblioteczne, drogi ruchu w bibliotece – w tym drogi ruchu czytelników, pracowników i materiałów bibliotecznych); c) arkusze czynności personalnych i arkusze obsady pracowniczej; d) arkusze ewidencyjne, przede wszystkim aparatury i jej wykorzystania; e) diagramy podstawowych czynności bibliotecznych; e) karty przebiegu materiału, karty przebiegu czynności; karty obiegu dokumentów itp. Stosuje się także przedstawiane za pomocą algorytmów uogólnione schematy czynności powtarzalnych. Opisują one kroki konieczne do wykonania zadań typowych, z uwzględnieniem całej różnorodności przebiegów typowych zadań.