Analiza dokumentacyjna

Analiza dokumentacyjna

Analiza dokumentacyjna, także abstrakt – zwięzłe, ale dokładne omówienie najważniejszych elementów treści dokumentu, w przypadku niektórych rodzajów dokumentów także ich strony formalnej i prawnej. Towarzyszyć może opisowi bibliograficznemu dokumentu lub bezpośrednio samemu dokumentowi. Stanowi rodzaj adnotacji treściowej (zobacz: adnotacja treściowa i adnotacja). Określeniem synonimicznym jest “abstrakt” (abstract) – nabrało ono jednak znaczenia specyficznego, oznacza współcześnie głównie analityczne streszczenia artykułów naukowych, zwłaszcza zamieszczane w czasopismach naukowych i bazach abstraktów (zobacz osobny artykuł: Abstract). Analiza dokumentacyjna jest metainformacją o treści dokumentu, sformułowaną najczęściej w języku naturalnym, stanowiącą streszczenie dokumentu – nie jest to jednak streszczenie swobodne, ale takie, które dokonane zostało zgodnie z kryteriami przyjętymi w danym systemie informacyjno-wyszukiwawczym.

Analiza dokumentacyjna to jedna z najbardziej rozpowszechnionych form opracowania dokumentacyjnego treści dokumentów pierwotnych (dokumentów prymarnych). Stosuje się ją powszechnie w wielu wydawnictwach informacyjnych, w tym czasopismach i bazach abstraktów, oraz w działowych i branżowych przeglądach dokumentacyjnych, które prowadzą ośrodki informacji naukowej, technicznej i ekonomicznej. Jako historyczne i współczesne przykłady publikacji naukowych stanowiących zestawienia analiz dokumentacyjnych wymienić można np. “Technisches Zentralblatt”, “Chemisches Zetralblatt”, “Polish Technical Abstracts”, “Geological Abstracts”, “Dissertation Abstracts”, “Dairy Science Abstracts”, “Chemical Abstracts”, “Bulletin Sygnaletique”, “Abstracts from Current Scientific and Technical Literature”.

Zbliżony do analizy dokumentacyjnej charakter mają streszczenie autorskie i synteza dokumentacyjna. Streszczenie autorskie (synopsis) to dokonane przez samego autora lub autoryzowane przez niego zwięzłe przedstawienie zawartości opublikowanej przez niego pracy. Synteza dokumentacyjna to łączne streszczenie kilu dokumentów połączonych tematyką, w formie syntezy całości materiału dokumentacyjnego, z uzupełniającymi ocenami i wnioskami autora.

Analiza dokumentacyjna: główne zadania

Zadaniem analizy dokumentacyjnej jest podawanie informacji o zawartości analizowanego dokumentu oraz o cechach, które odróżniają go od dokumentów o tej samej lub zbliżonej tematyce. Jej głównym celem jest więc umożliwienie kwerendy dokumentów dotyczących określonej tematyki, w tym minimalizacja możliwości przeoczenia dokumentu, kiedy ma on istotne znaczenie dla określonej tematyki (określonego zapytania) oraz ułatwienie jego pominięcia, kiedy ma on małe znaczenie dla tego zapytania. Należy przy tym zaznaczyć, że zadaniem analizy dokumentacyjnej nie jest zastępowanie dokumentu oryginalnego, ale jedynie wskazanie informacji, którą użytkownik może odnaleźć w dokumencie oryginalnym.

Zadania podobne do zadań analizy dokumentacyjnej pełnią także opis bibliograficzny i charakterystyka wyszukiwawcza dokumentu. W odróżnieniu od nich, analizy dokumentacyjne sporządza się jednak wtedy, gdy użytkownik informacji powinien zostać poinformowany o treści i charakterze dokumentu w szerszym zakresie,

W  analizie dokumentacyjnej zwraca się szczególną uwagę na obiektywne odwzorowanie informacji i rzeczowe prezentowanie treści dokumentu, z pominięciem elementów krytycznych, interpretacyjnych i oceniających. W niektórych sytuacjach postuluje się wprowadzanie do niej pewnych elementów krytycznych – bez wdawania się jednak w polemikę z prezentowanymi w dokumencie treściami.

W analizie dokumentacyjnej wyróżnia się elementy o charakterze treściowym i elementy o charakterze formalno-prawnym. Obejmuje on osiągnięcia naukowe i techniczne wraz z ich celami i zastosowanymi metodami badawczymi. Przy dokumentowaniu tematycznych zestawień dokumentacyjnych i bibliografii w analizie dokumentacyjnej charakteryzuje się problemowe, chronologiczne i językowe kryteria doboru dokumentów; samą problematkę dokumentów; podział treści i układ pozycji; wykorzystane źródła.

Analiza dokumentacyjna: rodzaje

Zobacz też osobne artykuły: Analiza deskryptorowa; Analiza omawiająca; Analiza wskazująca.

W zależności od zawartości treściowej i przeznaczenia analizowanego dokumentu stosuje się różne rodzaje analizy dokumentacyjnej. Należą do nich analiza omawiająca, wskazująca, mieszana (omawiająco-wskazująca), usystematyzowana i deskryptorowa. Niekiedy łączy się w jednej analizie dokumentacyjnej elementy wielu jej typów. Podział ten ma charakter metodyczny, dostarcza wskazówek metodycznych przygotowującym analizy. Określają go też dokumenty normatywne, w tym PN-N-01225 z 1989 (Bibliotekarstwo i bibliografia. Rodzaje i części składowe bibliografii. Terminologia) i PN-ISO 5127 z 2005 (Informacja i dokumentacja. Terminologia). Warianty rozumianej jako opis dokumentacyjny analizy dokumentacyjnej zależą od rodzaju opisywanych dokumentów, w tym od ich zawartości treściowej; przydatności dla zdefiniowanych z góry celów naukowych lub praktycznych; przyjętego w dokumencie sposobu opracowania tematyki (np. opisowy, sprawozdawczy, krytyczny, przeglądowy, instruktażowy); przystosowania dokumentu do określonych nośników informacji i form opracowania informacji; samego rodzaju opracowywanego dokumentu (np. książka, czasopismo, norma, artykuł, opis patentowy, dokument prawny); przystosowania analizy do rozmaitych technik selekcji, przetwarzania i wyszukiwania informacji; potrzeb specyficznych (rzeczywistych bądź potencjalnych) użytkowników.

W przypadku prac oryginalnych opublikowanych w czasopismach w postaci artykułów (głównie artykuły naukowe) stosowana jest najczęściej analiza omawiająca. Podaje się w niej najistotniejsze elementy treści dokumentu – główne tezy przedstawione przez jego autora, główne wiadomości o przedmiocie dokumentu, o jego przeznaczeniu i celu, o zastosowanej w nim metodologii, o najważniejszych rezultatach badawczych i wnioskach autorskich. Właśnie tego rodzaju analizy dokumentacyjne najczęściej nazywane są “abstraktami”.

Dla dzieł obszernych, zwłaszcza wielotomowych i przeglądowych, stosowana jest najczęściej analiza wskazująca. Omawia ona tematykę dokumentu, główne tezy autora, zawiera często także spis treści dzieła.

W przypadku dokumentów, dla których szczególne znaczenie ma wyeksponowanie elementów formalnych i prawnych, stosowana jest najczęściej analiza usystematyzowana. Do dokumentów takich należą np. dokumenty prawne, normy i opisy patentowe. W przypadku dokumentów prawnych podaje się np. datę, od której obowiązuje dany dokument, informacje o organach wykonawczych czy dokumentach unieważnionych. W przypadku norm podaje się np. datę ich ustanowienia oraz zakres i termin obowiązywania normy. W przypadku opisów patentowych podaje się np. nazwisko wynalazcy oraz datę i kraj uzyskania pierwszeństwa.

Rozwój nowoczesnych środków technicznych przekazu informacji sprawił, że szeroko preferowaną formą analizy dokumentacyjnej jest analiza deskryptorowa. W analizie deskryptorowej treść dokumentu wyrażana jest za pomocą zestawów deskryptorów (jednostek języków deskryptorowych). Znajduje ona najpełniejsze zastosowanie w tych dziedzinach, dla których zostały opracowane języki deskryptorowe oraz tezaurusy.

Za rodzaj analizy dokumentacyjnej uważane są także omówione wyżej streszczenie autorskie oraz streszczenie dokumentacyjne. Streszczenie dokumentacyjne to taka analiza dokumentacyjna, która odwzorowuje treść dokumentu wszechstronnie – na tyle, że jako jego kondensat może w niektórych przypadkach zastąpić dokument oryginalny.