Akcesja

Akcesja

Akcesja – w terminologii bibliotekarskiej termin występuje w trzech znaczeniach: oznacza przede wszystkim przyjmowanie do biblioteki wpływających książek i czasopism wraz z ich rejestrowaniem  (wpływy rejestruje księga wpływów do biblioteki – księga akcesyjna), a także dział akcesji oraz znak literowo-liczbowy (sygnatura akcesyjna).

Termin w podobnym znaczeniu występuje także w terminologii archiwalnej. Oznacza w niej dopływ materiałów archiwalnych (termin synonimiczny), czyli zespół archiwalny lub jego część przyjęty do archiwum w drodze nabytku, rewindykacji itp.

Etymologia: z łacińskiego rzeczownika accessioaccessionis – “przyłączenie”, “dołączenie”, od czasownika accedoaccedereaccediaccessum – “przystępować”, “zbliżać”. Zobacz też: akcesja w prawie rzeczowym. W sensie prawnym także popularne określenie przystąpienia państwa do jakiejś umowy, np. akcesja Polski do Unii Europejskiej. W tym znaczeniu bardziej właściwy i lepiej ugruntowany w języku jest termin “akces”.

Akcesja jako rejestracja i przyjmowanie zbiorów bibliotecznych

Termin “akcesja” oznacza wszelkie czynności wykonywane przy włączaniu do zbiorów bibliotecznych nowych wydawnictw i innych dokumentów. Do czynności tych należą przede wszystkim wpisywanie wpływów (nabytków) do ksiąg i kartotek wpływów (ksiąg i kartotek nabytków), zazwyczaj w kolejności otrzymania, oraz opatrywanie poszczególnych pozycji numerem wpływu.

W mniejszych bibliotekach nabytki wpisuje się bezpośrednio do inwentarza, wykazu wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych obiektów. W większych stosuje się, bez względu na ich późniejsze przeznaczenie, przedinwentarzową rejestrację wszystkich obiektów. Nabytki wpisuje się więc najpierw do księgi akcesyjnej lub rejestru nabytków (rejestru przybytków).

Księga akcesyjna, rejestr nabytków, raptularz

Księga akcesyjna zawiera skrócone opisy katalogowe napływających dokumentów, a także informacje o ich sposobie i źródle nabycia. Może zawierać także notatki i informacje dodatkowe, gromadzone głównie w celach statystycznych, takie jak język i rodzaj wydawnictwa, jego przeznaczenie do określonego działu czy dziedzina wiedzy, do której przynależy. W dużych bibliotekach księgi akcesyjne prowadzone mogą być osobno dla różnych sposobów i źródeł nabycia dokumentów, takich jak kupno, dary, wymiana czy egzemplarz obowiązkowy.

W bibliotekach współczesnych księga akcesyjna zastępowana jest przez rejestr nabytków. Rejestr nabytków pod jedną pozycją podaje sumarycznie jednorazowy wpływ z jednego źródła. Uzupełniają go zawsze załączniki powiązane z nim numeracją, towarzyszące grupie nabytków – rachunek, wykaz lub spis przygotowany przez bibliotekarza.

Niekiedy zamiast ksiąg akcesyjnych i rejestru nabytków prowadzi się raptularz. Raptularz zawiera jedynie notatki tymczasowe, rejestrujące wpływy bieżące do biblioteki.

Biblioteki amerykańskie nie prowadzą ksiąg akcesyjnych i rejestrów nabytków, które uważane są za zbędne. Rezygnuje z ich prowadzenia także wiele bibliotek europejskich.

Kartoteka akcesyjna

Ze względu na potrzeby praktyczne, nowe nabytki ujmowane są także w kartotekę akcesyjną. Kartoteka akcesyjna zawiera uporządkowany alfabetycznie zbiór kart katalogowych wraz ze skróconymi opisami nabytków (najczęściej z kilku ostatnich lat). Kartoteki takie przydatne są przede wszystkim przy uzupełnianiu zbiorów, wymianie defektów oraz reklamacjach druków niedostarczonych.

Dla wydawnictw ciągłych, kontynuacji i czasopism prowadzi się oddzielne kartoteki akcesyjne. Kartoteka akcesyjna czasopism zawiera karty akcesyjne czasopism ułożone w porządku alfabetycznym, służące do rejestracji poszczególnych napływających numerów na bieżąco.

Kartoteka dezyderatów zawiera uporządkowane alfabetycznie lub działowo karty z głównymi danymi bibliograficznymi pozycji poszukiwanych przez bibliotekę (dezyderaty). Ułatwia ona zakup i prenumeratę wydawnictw.

Kartoteka zamówień gromadzi pozycję zamówione przez bibliotekę. Zamówienia gromadzone są w układzie alfabetycznym, kopie zamówień ewentualnie także według dostawców. Po realizacji zamówienia karty służyć mogą do tworzenia kartoteki akcesyjnej.

Kartoteka kontrahentów, a także ewidencja publikacji wysłanych i otrzymanych, prowadzona jest w celu usprawnienia wymiany.

Spotykana czasem kartoteka ofiarodawców zawiera dane osobowe ofiarodawców (nazwiska, adresy) oraz numery ewidencyjne darów.

Prowadzi się także kartoteki zakładów graficznych i kartoteki wydawców, przydatne zwłaszcza w pracy przy egzemplarzu obowiązkowym.

Akcesja jako dział nabytków

“Akcesja” to także nazwa działu nabytków w bibliotekach. Jako osobny dział istnieje jedynie w większych bibliotekach.

Sygnatura akcesyjna

Termin “akcesja” obejmuje także sygnaturę akcesyjną, znak literowo-liczbowy umieszczany w książkach, na odwrocie karty tytułowej. Podaje on sposób nabycia i czas nabycia danej pozycji oraz jej numer w księdze akcesyjnej.