Archiwum zakładowe

Archiwum zakładowe, zwłaszcza dawniej określane także jako składnica akt – w archiwistyce: wewnętrzna komórka jednostki organizacyjnej – najczęściej w urzędzie, instytucji społecznej, przedsiębiorstwie lub instytucji zajmująca się czasowym przechowywaniem materiałów archiwalnych. Nie stanowi więc archiwum rozumianego jako samodzielna instytucja: archiwa zakładowe przejmują te materiały archiwalne, które nie są potrzebne do bieżącego urzędowania lub działalności instytucji lub przedsiębiorstwa. Zajmuje się przechowywaniem, ewidencjonowaniem, zabezpieczaniem, udostępnianiem i brakowaniem całości zbioru dokumentacji (tak kategorii archiwalnej “A”, jak i kategorii archiwalnej “B”) jednostki organizacyjnej uważanej za wytwarzającą zasób archiwalny. Selekcja materiałów polega na okresowym brakowaniu dokumentacji o charakterze niearchiwalnym oraz na – po określonym prawnie czasie, a także w razie likwidacji archiwum zakładowego – przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Definicje. Archiwum zakładowe a składnica akt

Pojęcie archiwum zakładowego wprowadzone zostało do polskiej terminologii archiwalnej dopiero w latach 60. XX wieku – początkowo zastąpić miało określenie “składnica akt” i używane było z nim wymiennie. Jako synonimiczne określa oba terminy Polski słownik archiwalny pod redakcją Wandy Maciejewskiej. Termin “składnica akt” wprowadzono w okresie międzywojennym ze względu na niedogodności, które sprawiało stosowanie terminu “archiwum” do obiektów i instytucji różnych wielkości i funkcji. Kolejne zmiany wprowadziła ustawa archiwalna z 1983 roku (ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) wprowadziła rozróżnienie znaczeń obu terminów – odtąd “składnica akt” definiowana była jako jednostka gromadząca dokumenty niearchiwalne, natomiast archiwa zakładowe definiowano jako jednostki gromadzące materiały archiwalne we właściwym sensie.

Odpowiedniki w innych językach: język angielski – records current; język francuski – archives courantes lub archives en formation; język niemiecki – Behördenarchiv lub Verwaltungsarchiv.

Archiwa zakładowe powołuje się więc tylko w tych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne w sensie ścisłym, a więc akta kategorii A – w instytucjach, które po określonym właściwymi przepisami czasie zobligowane są do przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Jednostki takie są z mocy prawa objęte nadzorem archiwalnym właściwych terenowo archiwów państwowych. Można powiedzieć więc, że archiwa zakładowe pełnią, dla pewnej części gromadzonej w nich dokumentacji, funkcje archiwów przejściowych (dla części znajdującej się w nich dokumentacji, zobacz: archiwum przejściowe).

Porównaj: archiwum zakładowe o powierzonym zasobie archiwalnym.